Ya hace más de un año que estamos en esta nueva normalidad a la que no terminamos de acostumbrarnos. Pero la realidad nos pasa por encima y quedar atrás no es una opción. En un área como la nuestra, donde la presencialidad y el relacionarnos es fundamental, estar lejos y vernos solamente a través de una pantalla nos plantea un enorme obstáculo. Pero toda barrera es una posibilidad de aprender, de crecer y de superarse, y así lo vivimos en nuestro equipo.

Haciendo home office, trabajando de forma virtual, en una situación en la que otros espacios de encuentro no están presentes, un evento se convierte en un espacio de interacción social fundamental, donde la distancia que se genera día a día entre los miembros de un mismo equipo, desaparece por un rato y nos encontramos con la parte más humana de nosotros mismos.

La virtualidad nos impone otra forma de trabajar, otra forma de pensarnos. La organización de eventos dejó de ser lo que era antes y muchas de las actividades en las que antes nos enfocábamos ya no son tan importantes. Un salón o locación ya no es una preocupación; ahora nos importa que tengamos una buena conexión durante todo el evento. No nos molesta si un micrófono no anda; nos molesta cuando alguien habla sin darse cuenta que está muteado. Ya no nos preocupamos sacando mil fotos para poder sacarle a todos; con una captura de pantalla es suficiente.

Organizar un evento de forma virtual parece mucho más fácil que hacerlo presencial. Pero en realidad hay muchas cosas que deben tenerse en cuenta y que si salen mal pueden ser catastróficas. Por eso compartimos cuatro elementos fundamentales a tener en cuenta al organizar un evento virtual.

• Pautas claras de la actividad: La información brindada en la invitación del encuentro o actividad es muy importante. No debe faltar ni sobrar nada. Posteriormente, al inicio del encuentro, en los primeros minutos debemos sumar las reglas del mismo. Recordar la duración o dinámica, según el caso, y explicitar las pautas generales. Entre estas reglas, por ejemplo, es posible que sea importante definir la importancia de tener la cámara prendida.
• Dinámicas de intercambio y participación: Los eventos virtuales logran una mayor convocatoria que los presenciales. Como la gente no tiene que desplazarse es más fácil que se sumen al evento. Incluso permite la participación de personas de otros países. El desafío está a la hora de lograr una participación real en lo que plantee el evento y la actividad. Con dinámicas integradoras, que fomenten la participación, que le den un valor agregado a cada intervención de los participantes, no solo se estimula la participación de las personas, sino que enriquece cada una de las intervenciones, enriqueciendo la experiencia de la actividad toda.
• Establecer pausas o bloques de contenido: a veces, estar más de una hora escuchando a alguien hablando sin parar, puede ser aburrido y tedioso. Imaginemos cuán aburrido se vuelve si todavía es frente a una pantalla. Por eso es muy importante pensar bloques o pausas en el evento. Que hablen diferentes personas, que los expositores se apoyen en videos u otros tipos de contenido, generar cortes o pausas, ayuda a darle otro dinamismo a la actividad, a que la exposición no sea tan monótona y que el evento transcurra con mayor fluidez, capte mayor atención del público y se generen dinámicas más ricas e interesantes. Algo que en nuestro equipo siempre llevamos a cabo es establecer un rol de maestro de ceremonias, con alguien encargado de manejar los tiempos y llevar el ritmo de la actividad, para asegurarse de que el evento transcurra con la fluidez y velocidad que amerita.
• Usar tecnologías adecuadas: las plataformas y herramientas que usemos deben importarnos. Y mucho. Por ejemplo, si pensamos una actividad para 150 personas, pero la sala virtual que tenemos solo admite a cien, estamos frente a un problema mayúsculo. La cantidad de participantes que admite, el ancho de banda que requiere para transmitir, el uso de material audiovisual. Siempre es mejor prever posibles problemas técnicos, por eso es recomendable no solo cerciorarse de los requerimientos de cada herramienta, sino realizar ensayos para verificar y confirmar el funcionamiento de las plataformas.

Organizar eventos virtuales incorpora desafíos a la organización de actividades. En este año y medio que pasó, lejos de quedarnos esperando la vieja normalidad, en Sacapuntas nos metimos de lleno en la realización de eventos virtuales de todo tipo y color. Indagamos las herramientas y plataformas disponibles. Generamos dinámicas diferentes, adaptamos otras y fuimos aprendiendo algo en cada experiencia, con la meta intacta de cumplir los objetivos del cliente.

Es así que hoy nos encontramos escribiendo estas líneas y planificando dos importantes eventos. La décima edición de Innova, un simposio de referencia en la temática de Ciencia y Tecnología de Alimentos a nivel regional, y un Open Space para Pyxis CX, empresa integrante de nuestro ecosistema.

Para muestra, dos botones. Esperemos que les sirvan y estamos preparados para ayudarlos.