Cada vez más equipos se enfocan en trabajar sus canales de comunicación interna. Frente a la necesidad de las organizaciones de comunicar, sumado a la sobrecarga de información que se genera, la mejor respuesta posible es establecer canales formales para encausar los mensajes y que se ordenen tras los objetivos de cada equipo. Esto logra procesos más eficientes, construye una identidad compartida y fortalece la cultura de la empresa. 

Para trabajar esta disciplina abordamos cuatro áreas. 

• Soporte a los procesos internos: coordinar con roles de dirección, gestión humana y administración para identificar los mensajes prioritarios respecto a las necesidades y la operativa del equipo 

• Cuidado del estilo de trabajo: promover y favorecer los valores laborales del equipo y custodiar la cultura organizacional.  

• Documentación y banco de consulta: generar un repositorio de información interna donde se documentan los procesos operativos y todos los materiales que un integrante del equipo pueda necesitar para su trabajo.  

• Difusión de información: enviar mensajes que el equipo quiera recibir, no sobrecargar con información innecesaria y definir qué información es realmente relevante. 

El caso de Pyxis 

Pyxis, empresa de tecnología con la que trabajamos desde 2010, enfrentó cambios en su estructura que la obligó a repensar su comunicación interna. Por un lado, la pandemia de 2020 le hizo adaptar su operativa, enfocándose en el trabajo remoto. Esto implicó diseñar su comunicación pensando en modos de trabajo presenciales, mixtos y 100% virtuales. Por otro lado, con un equipo de más de 250 personas trabajando desde más de 40 ciudades, es vital ser inclusivo y empático. Entender las realidades de cada tipo de individuo y diseñar un proceso que asegura que todos los integrantes reciban y comprendan el mismo mensaje, sin importar el proyecto en el que trabajen o el país en el que residan. 

Frente a esta realidad, trabajamos a lo largo de 2023 en transformar los canales de comunicación interna a una realidad post pandémica, de trabajo remoto-mixto y con gran cantidad de equipo trabajando en otros países. En este proceso abordamos seis puntos. 

• Definición de objetivos: en las organizaciones siempre hay mucha información y surge la duda de cuánto difundir. El primer paso es preguntarse cuán útil es cada mensaje a los efectos de la organización. Será importante definir cuáles son los objetivos de comunicación de la empresa para alinear los mensajes detrás de ellos. El diseño de los canales de comunicación debe estar enraizado en la estrategia corportiva.  

• Diseño de canales: a partir de la definición de estrategia y objetivos, diseñamos una estructura de canales identificando los tipos de mensajes y medios que ya utilizaba el equipo y definimos qué tipo de contenido enviar y que frecuencia utilizar para cada canal. En este caso, Microsoft Teams y su estructura de equipos, fue central en este diseño de canales. 

• Formatos de contenido: pueden ser boletines mensuales, recordatorios, mensajes cotidianos, pedidos del equipo o hasta memes. Establecer formatos de contenidos ayuda a gestionar la comunicación, facilita su comprensión y agiliza el flujo de la información. Los miembros del equipo se adaptan rápido a esta estructura y entienden cuándo un mensaje es más importante que otro solo con recibirlo. 

• Tipos de usuario: hay miembros del equipo que quieren saber todo. Desde el detalle más pequeño del evento menos importante. Otros, sin embargo, solo le prestan atención a lo justo y necesario para su trabajo cotidiano. Por eso hay que trabajar en requerimientos mínimos para ordenar los mensajes y medir su impacto. Es muy útil identificar usos y características de heavy y light users. No todos los integrantes de un equipo quieren saber lo mismo, pero si deben saber lo suficiente. 

• Equipo de comunicación como gestor de los canales: el rol de gestión de los canales de comunicación es fundamental. Como si de controladores aéreos se tratara (nos encanta esa metáfora), el equipo de comunicación debe priorizar unos mensajes sobre otros, saber cuál es oportuno y cuál no, conocer a sus usuarios y saber qué formato sirve más para un mensaje determinado. El equipo de comunicación debe estar presente. 

• Definir roles de comunicación por equipo: por más facilidades que brinde la virtualidad, nada le gana a la comunicación cara a cara. Es útil asignar roles de responsables de comunicación dentro de cada equipo para que trabajen como referentes, retroalimenten los procesos y conozcan a los usuarios con los que se comunican. 

A un año de implementado el proceso, se identifican mejoras sustanciales en el proceso de comunicación de Pyxis. Canales ordenados y eficientes, acompañando los procesos operativos, reduciendo la sobrecarga de información, fortaleciendo los valores y la cultura pyxiana. El rol de comunicación interna en un equipo tan grande y con tanta diversidad es fundamental y se traduce en un mejor funcionamiento operativo, mayor colaboración y sinergia.  

Si querés conocer más sobre este proceso e implementarlo en tu equipo, escribinos a hola@sacapuntas.com.uy.